Ilość krążących po firmie dokumentów potrafi przyprawić o ból głowy – im większe przedsiębiorstwo, tym ich ilość jest większa, a ryzyko ich zagubienia lub wyrzucenia znacznie wzrasta. Żadna firma nie może funkcjonować bez dokumentów – napływają one nie tylko z zewnątrz, ale także są tworzone przez samych pracowników. Dlatego należy opracować system ich segregowania i przekazywania do poszczególnych działów. Właściwy i sprawny obieg dokumentów pozwala zaoszczędzić cenny czas i uniknąć niepotrzebnego stresu związanego z zagubieniem ważnej dokumentacji. Dodatkowo to często od niego zależy jakość usług oferowanych przez daną firmę. Jak usprawnić obieg dokumentów?

Metody tradycyjne

Większość firm – pomimo stale rozwijających się nowoczesnych technologii – preferuje dokumenty i ich obieg w formie tradycyjnej. W takim przypadku należy zadbać o ujednolicone zasady postępowania z dokumentami, które będą obowiązywały wszystkich pracowników firmy. Wszelka dokumentacja przedsiębiorstwa (między innymi umowy, faktury bądź dokumenty kadrowe) powinna być opisana i ponumerowana jednolitą metodą, a następnie posegregowana w sposób chronologiczny.

Takie działania wymagają sumienności, dokładności oraz właściwego wyposażenia – szafek, półek i odpowiednich teczek na dokumenty. Dodatkowo sprawny obieg dokumentów wymaga także pewnych zorganizowanych działań od samych pracowników – przechowywania dokumentów w jednym miejscu, oznaczania ich właściwymi datami i nazwami oraz sporządzania kopii.

Stosowanie się do przyjętych reguł nie tylko uporządkuje dokumentację, ale także znacznie ułatwi pracę.

Nowoczesne rozwiązania

Skutecznym sposobem na usprawnienie zarządzania dokumentacją firmy jest elektroniczny obieg dokumentów. Opcja ta niemal całkowicie rozwiązuje problem z zaginionymi fakturami lub brakiem ważnych umów. Elektroniczne systemy pozwalają na wprowadzanie do programu informatycznego wszystkich dokumentów, a następnie ich sprawne, szybkie i bezproblemowe wyszukiwanie.

Takie rozwiązanie to nie tylko usprawnienie działalności firmy, ale także możliwość zmniejszenia kosztów, optymalizacji przepływu informacji oraz monitorowania określonych procesów na każdym etapie ich realizacji.