Baza adresów mailowych, która tworzona jest na potrzeby działania zwykłego newslettera musi być zarejestrowana w Generalnym Inspektoracie Ochrony Danych Osobowych (GIODO). Dlatego wiele blogów, portali i innych serwisów otrzymuje od kancelarii wezwania do rejestracji.

Dlaczego należy dokonać rejestracji w GIODO?

Zgodnie z artykułem ustawy o ochronie danych osobowych, znajdują się wśród nich wszystkie informacje, które dotyczą zidentyfikowania lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Adres poczty elektronicznej postrzegany jest jako dane osobowe, ponieważ pozwala na szybkie zidentyfikowanie osoby. Dlatego osoba wykorzystująca tego typu dane jest ich administratorem, więc musi dokonać rejestracji bazy wykorzystywanej do rozsyłania newslettera w GIODO. Oprócz tego konieczne jest również uzyskanie zgody na przetwarzanie danych oraz obowiązek informowania o ich przetwarzaniu i zabezpieczaniu.

Co powinna zawierać rejestracja?

W zgłoszeniu bazy danych do GIODO należy zawrzeć wniosek o wpisanie tego zbioru do rejestru zbiorów danych osobowych. Należy również oznaczyć administratora danych i podać adres jego siedziby.

Konieczne jest przedstawienie celu i zakresu przetwarzania danych oraz opisu kategorii dotyczących ich osób, a także sposobu, w jaki zbierane i przedstawiane są dane. W podaniu powinny być zawarte także informacje dotyczące odbiorców i kategorii odbiorców do których dane trafiają, wykorzystanych do tego celu środków technicznych i organizacyjnych, sposobie ich wypełniania oraz ewentualności przekazywania tych danych do państwa trzeciego. Newsletter musi być zarejestrowany w GIODO, jeżeli reklamuje serwis będący np. źródłem dochodu. Z obowiązków rejestracyjnych są jednak związane osoby fizyczne, które wykorzystują przetwarzanie danych wyłącznie do celów domowych lub osobistych.